Un documento pubblico vale nel Paese che lo ha emesso. Perché produca effetti in un altro Stato, l’autorità straniera deve poter credere alla firma e al timbro che vi compaiono: a questo servono la legalizzazione e l’apostille, due forme di autenticazione della firma di chi ha sottoscritto l’atto. MMW cura la traduzione giurata dei documenti, la loro legalizzazione presso la Procura della Repubblica e la Prefettura e, per i Paesi che lo richiedono, il passaggio ai consolati esteri in Italia: dal documento originale al fascicolo pronto per essere presentato.
Che cosa certificano, e che cosa no
La legalizzazione attesta l’autenticità della firma apposta su un atto e la qualifica del pubblico ufficiale che l’ha sottoscritto; lo stabilisce l’articolo 30 del D.P.R. 445/2000, che la definisce e la limita a questo. Non certifica il contenuto del documento né la sua validità: un certificato falso con una firma autentica resta falso, e un certificato scaduto resta scaduto. L’apostille fa la stessa cosa in forma semplificata, con un timbro standardizzato previsto dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 1253/1966, che sostituisce la catena di legalizzazioni fra gli Stati aderenti. Oggi la Convenzione conta più di centoventi Stati, fra cui tutti i membri dell’Unione europea, il Regno Unito, gli Stati Uniti, il Canada, l’Australia, il Brasile, l’India, la Cina e la Russia.
Legalizzazione o apostille: come si sceglie
- Il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell’Aja: sul documento si appone l’apostille e nessun altro passaggio è dovuto, né in Italia né all’estero.
- Il Paese non vi aderisce (per esempio Egitto, Emirati Arabi Uniti, Qatar, Vietnam, Etiopia e vari Stati africani e asiatici): il documento viene legalizzato dall’autorità italiana competente e poi vistato dal consolato di quel Paese in Italia; per alcuni Stati è richiesto anche il passaggio al Ministero degli Affari Esteri.
- Il Paese è membro dell’Unione europea: per i documenti pubblici coperti dal regolamento (UE) 2016/1191, in vigore dal 16 febbraio 2019, né l’apostille né la legalizzazione sono dovute.
- Esistono accordi bilaterali o multilaterali che esentano dalla legalizzazione alcune categorie di atti: con la Germania la convenzione del 1969 (legge 176/1973), con l’Austria quella del 1975 (legge 342/1977), con la Francia quella del 1955 (legge 155/1957); fra i Paesi aderenti, la Convenzione di Atene del 15 settembre 1977 per gli atti di stato civile (legge 386/1981) e la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (legge 106/1990), applicata in via provvisoria fra alcuni Stati membri, tra cui Italia, Francia, Belgio, Danimarca e Irlanda; la Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 prevede estratti plurilingue degli atti di stato civile che non richiedono né traduzione né legalizzazione.
Chi appone legalizzazione e apostille in Italia
| Documento | Autorità competente |
|---|---|
| Atti notarili, atti giudiziari, traduzioni giurate e perizie asseverate, certificati del casellario e dei carichi pendenti | Procura della Repubblica presso il Tribunale nel cui circondario l’atto è stato formato |
| Certificati di stato civile e anagrafici dei Comuni, titoli di studio e certificati scolastici e universitari, certificati medici e altri atti amministrativi | Prefettura, Ufficio territoriale del Governo, della provincia in cui l’atto è stato emesso; in Valle d’Aosta il Presidente della Regione, a Trento e Bolzano il Commissario del Governo |
| Atti formati all’estero da far valere in Italia | Rappresentanza diplomatica o consolare italiana nel Paese d’origine (articolo 33 del D.P.R. 445/2000), salvo apostille o esenzione |
La competenza segue sempre la firma da autenticare: l’apostille su un certificato di nascita rilasciato da un Comune del Lazio spetta alla Prefettura di quella provincia, quella sulla traduzione giurata dello stesso certificato alla Procura presso il Tribunale in cui il traduttore ha giurato. Spesso i due passaggi coesistono sullo stesso fascicolo.
Documento da usare all’estero o atto estero da far valere in Italia?
Inviaci una scansione e il Paese di destinazione: ti indichiamo per iscritto i passaggi necessari, nell’ordine giusto, con tempi e costi.
Documento italiano da usare all’estero
L’ordine dei passaggi conta. Prima si legalizza o si apostilla il documento originale presso l’autorità competente; poi si fa la traduzione giurata, che deve riprendere anche il testo dell’apostille o della legalizzazione; infine si autentica la firma del cancelliere sulla traduzione presso la Procura. Invertire la sequenza obbliga a rifare la traduzione. Per i Paesi di tradizione anglosassone, dove il giuramento non è conosciuto, può bastare una traduzione certificata accompagnata dall’originale apostillato: lo verifichiamo con le istruzioni dell’ente destinatario prima di procedere.
Documento estero da far valere in Italia
Un atto formato all’estero deve arrivare in Italia già autenticato: con l’apostille dell’autorità del Paese d’origine se questo aderisce alla Convenzione dell’Aja, altrimenti con la legalizzazione del consolato italiano in quel Paese. Alla traduzione in italiano provvede un traduttore ufficiale in Italia, con il giuramento in Tribunale, oppure il consolato italiano, che certifica la conformità della traduzione al testo straniero. Comuni, Prefetture, Questure e università chiedono di regola l’originale apostillato o legalizzato con la traduzione giurata unita: è il fascicolo che prepariamo per le trascrizioni degli atti di stato civile, per la cittadinanza, per i permessi di soggiorno e per il riconoscimento dei titoli di studio. Per i documenti pubblici degli Stati dell’Unione europea il regolamento 2016/1191 esclude l’apostille e consente i moduli standard plurilingue, che evitano anche la traduzione.
Gli errori che fanno respingere un fascicolo
- Apostille apposta sulla fotocopia anziché sull’originale, o sulla traduzione anziché sul documento.
- Traduzione eseguita prima della legalizzazione, quindi priva del testo del timbro.
- Documento legalizzato per un Paese dell’Aja, o apostillato per un Paese che non vi aderisce.
- Certificato scaduto al momento della presentazione: l’autenticazione non ne prolunga la validità.
- Firma non depositata: il pubblico ufficiale che ha firmato non risulta nei registri della Prefettura o della Procura, e il documento va riemesso.
Tempi e costi
Legalizzazione e apostille sono soggette a imposta di bollo, salvo i casi di esenzione, e i tempi degli uffici variano da qualche giorno a un paio di settimane secondo la sede e il periodo. Il preventivo indica le voci separatamente: traduzione, marche da bollo, diritti, eventuali passaggi consolari e spedizione. Per l’operatività degli uffici di Roma, orari e consegne in giornata rimandiamo a Traduzioni Giurate Roma, la divisione di MMW che segue il servizio in città.
Domande frequenti
L’apostille va tradotta?
Il timbro dell’apostille è standardizzato e, per la Convenzione, non deve essere tradotto per essere riconosciuto. Nella pratica, quando si fa la traduzione giurata di un documento apostillato, il traduttore riporta anche il contenuto dell’apostille, così che il fascicolo sia completo per l’ente italiano.
Una traduzione giurata in Italia è valida all’estero senza apostille?
Solo dove la legalizzazione non è dovuta, cioè nell’Unione europea per i documenti coperti dal regolamento 2016/1191 e nei Paesi con cui esistono accordi di esenzione. Negli altri casi la firma del cancelliere sul verbale va apostillata o legalizzata dalla Procura.
Quanto dura un’apostille?
L’apostille non ha scadenza propria. Può scadere il documento su cui è apposta, come un certificato del casellario o uno stato civile, e alcuni enti esteri chiedono documenti emessi da meno di tre o sei mesi.
Posso far legalizzare un documento in una città diversa da quella in cui è stato emesso?
No. La competenza è della Prefettura o della Procura del luogo in cui l’atto è stato formato, perché solo lì è depositata la firma da autenticare. Per i documenti emessi fuori Roma ci occupiamo noi del deposito presso l’ufficio competente.
